Hinweisgeber System

Wir bevorzugen eine offene Kommunikation. Erste Ansprechpartner hierfür sind die Führungskräfte. Hinweisgeber können sich mit Fragen oder Hinweisen aber auch jederzeit an die Compliance Organisation der BayWa wenden. Wenn Hinweisgeber ihre Identität nicht offenlegen wollen, akzeptieren wir auch anonyme Fragen oder Hinweise.

Wir gehen allen Hinweisen nach und dulden keinerlei Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt erweisen, es sei denn, solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt. Es besteht jedoch keine technische Möglichkeit, Sie zu identifizieren, sofern nicht Ihre Angaben selbst einen Rückschluss auf Sie zulassen.

Hinweisgeber können mit Hilfe des Hinweisgebersystems an das Unternehmen online

• Anfragen zu Compliance Richtlinien und – Fragestellungen richten oder
• Hinweise auf Sachverhalte geben, die auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten (z. B. Korruption, Verletzung von Menschenrechten oder Umweltvorschriften) durch das Unternehmen oder dessen Mitarbeiter hinweisen, ebenso auf Schwächen im Verfahren, bislang nicht erkannte Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten.

Unsere Integrität und Regeltreue geht jeden an. Regelverstöße und Unredlichkeiten können in schwerwiegenden Fällen das ganze Unternehmen oder einzelne Arbeitsplätze gefährden. Deshalb ist jeder Mitarbeiter gehalten, die Augen offenzuhalten, Auffälligkeiten, die auf Regelverstöße oder Unredlichkeiten hindeuten anzusprechen und bei Unklarheiten über das eigene Verhalten oder das seiner Kollegen um Rat zu fragen.

Unser Ziel ist es, potentielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig für Verbesserungen sorgen zu können. Auf welchem Weg und in welcher Form uns hierzu zweckdienliche Informationen erreichen, ist letztlich unerheblich. Deshalb kann auch eine Frage Verbesserungsbedarf aufzeigen.

Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis geht zunächst bei Corporate Compliance („Fallbetreuer“) ein.

Der Fallbetreuer wird zunächst beurteilen,

• ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann und Ihnen eine entsprechende Antwort auf dem von Ihnen gewählten Kommunikationsweg zukommen lassen. Im Einzelfall kann es erforderlich sein, dass der Fallbetreuer weitere Nachfragen stellt, um Ihre Frage richtig verstehen und beantworten zu können.
• ob es sich um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten handelt, der weiter untersucht werden muss. Der Fallbetreuer wird in Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren die zweckdienlichen weiteren Maßnahmen veranlassen.

Bitte beachten Sie, dass in bestimmten Ländern die Entgegennahme und Bearbeitung von anonymen Hinweisen nur gestattet sind, wenn es sich insbesondere um Hinweise zu Verstößen gegen interne Rechnungslegungskontrollen, Korruption, Wettbewerbsrecht oder Verstöße gegen Menschenrechte und Umweltbelange handelt (sogenannte „harte Faktoren“). Sollten Sie Hinweise zu einfacheren Sachverhalten oder sog. „weiche Faktoren“ haben, ist eine Bearbeitung eines anonymen Hinweises grundsätzlich nicht möglich.

Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt vollständig in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte ist ausgeschlossen.

Zunächst können Sie bei Ihrer Frage oder Ihrem Hinweis die Möglichkeit wählen, anonym zu bleiben oder Ihre Kontaktdaten angeben. Wenn Sie anonym bleiben wollen, besteht keine Möglichkeit, Sie zu identifizieren, sofern nicht Ihre Angaben selbst einen Rückschluss auf Sie zulassen.

Wenn Sie eine persönliche Rückantwort haben möchten, geben Sie bitte im Text Ihrer Anfrage Ihre Kontaktdetails, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Funktion im Unternehmen an. Ihre Personalien liegen dann der bearbeitenden Stelle im Unternehmen offen. Wir werden Ihre Kontaktdaten vertraulich behandeln, sofern dies rechtlich möglich ist.

Wenn Sie eine Rückantwort auf Ihre Frage oder Hinweis wünschen, ohne Ihre Identität offenzulegen, kreuzen Sie in der Eingabemaske das Feld „Rückantwort zulassen“ an. Das System teilt Ihrer Anfrage einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Sie werden weiterhin aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Die Antwort auf Ihre Frage oder Ihren Hinweis wird in einen „Digitalen Briefkasten“ eingestellt, auf den Sie später mit Ihrem Passwort und dem „Vorgangs-Token“ Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff auf den Briefkasten nicht mehr möglich. In einem solchen Fall müssen Sie einen neuen Hinweis eingeben.

Der Fallbearbeiter wird Sie nach erfolgter Überprüfung über den weiteren Verlauf informieren, sofern dies möglich ist. Wenn Sie das Feld „Rückfrage zulassen“ nicht auswählen, ist eine Information an Sie nicht möglich.

Ja, es besteht die Möglichkeit, einem Hinweis oder einer Anfrage Dateien oder Bilder beizufügen.

Beachten Sie hierbei, dass Dateien oder Bilder in der Regel verborgene Daten enthalten (sogenannte Meta-Daten), in denen Informationen über den Ersteller der Datei enthalten sein können oder bei Bildern oftmals auch die Koordinaten des Ortes, an dem das Bild gemacht wurde. Wenn Sie Ihre Anonymität schützen wollen, sollten Sie diese Meta-Daten löschen. Falls Sie hierzu Hilfe benötigen, finden Sie im Internet einfache Anleitungen dazu.

Unser Hinweisgebersystem übermittelt Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung, sobald Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis beim Server angekommen ist.

Wenn Sie ein persönliches Treffen wünschen, kreuzen Sie bitte das Feld „Persönliches Treffen gewünscht“ an und ebenfalls das Feld „Rückfrage zulassen“, damit der Fallbetreuer sich mit Ihnen zur Abstimmung der Einzelheiten in Verbindung setzen kann. Bitte beschreiben Sie kurz in dem Eingabefeld, wo und auf welche Weise ein persönliches Treffen mit Ihnen möglich ist.

Wenn Ihre Frage oder Ihr Hinweis zur Aufdeckung eines Regelverstoßes dazu führen sollte, dass Sie sich selbst belasten, schützt Sie das nicht vor den dann angemessenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder gegebenenfalls auch strafrechtlichen Folgen. Bei der Entscheidung hierüber kann aber der Beitrag berücksichtigt werden, den jemand durch seine eigenen Informationen selbst zur Aufklärung von Regelverstößen und zur Verhinderung weiterer Risiken geleistet hat.

Ja.

Im Hinweisgebersystem werden die von Ihnen gemachten Mitteilungen gespeichert, ebenso wie eine Einschätzung der Bedeutung des Hinweises. Darüber hinaus erfolgt im System auch eine Speicherung der Kommunikation mit Ihnen über den „Digitalen Briefkasten“, der Bearbeitungsvermerke des Fallbetreuers sowie der ggf. im weiteren Verlauf der Bearbeitung erfolgten Maßnahmen oder Schlussfolgerungen.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt eine Verarbeitung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.

Ja.

Dies erfolgt einerseits, sofern dies grundsätzlich rechtlich geboten ist und andererseits auch aus Gründen der Fairness, da wir gegenüber unseren Mitarbeitern mit offenen Karten spielen.

Nein.

Sowohl die Erstempfänger Ihrer Anfrage oder Ihres Hinweises als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Dies beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in die Anfrage, den Hinweis oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einblick nehmen darf.

Ja.

Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Compliance-Verstößen in angemessener Weise nachzugehen. Deshalb werden bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten, ggf. auch bei Beratungsanfragen, die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen. Ansonsten würde Ihr Hinweis ins Leere gehen.

Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen oder Ihrer Mitteilung Dokumente beifügen, sollten Sie sich deshalb darüber bewusst sein, dass dies im Ergebnis dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt werden kann.

Ja.

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Diese können im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch Durchsuchungshandlungen vornehmen.

Hierzu gehören im Einzelfall auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang vorhandenen Informationen.